第一章总则

第一条为加强学籍档案管理，规范学籍档案的整理归档和立卷工作，提高学籍档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校学生管理规定》（教育部第41号令）、《教育部普通高等学校档案管理办法》等文件精神，结合学校实际，制订本细则。

第二条学籍档案是学生在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。

第三条学籍档案管理是学籍管理的重要组成部分，本着“为培养人才服务，为学生就业服务，为人事工作服务”的原则，各学院（部门）要以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档、立卷。

第四条学籍档案管理工作实行校、院两级管理体制，以学院工作为主，教务处、校办公室负责指导、审核和检查。

第二章归档范围

第五条学生个人档案材料

1、入学材料。学籍登记表、录取通知书（注册联）、身份证复印件、准考证原件等；普通高等教育学生的高中（中职）阶段的学籍档案（纸质）；专科升入本科教育的学生需交存专科阶段毕业证书复印件。

2、学业（年）考核材料。主修专业成绩登记表，辅修专业成绩登记表，公共选修课成绩登记表，实践教育考核鉴定表；学年小结。

3、毕业材料。高等学校毕业生登记表。普通高等教育学生的各类资格（技能）证书申请（登记）表。

4、学籍异动材料。休学、复学、退学、转学、出国或死亡等原因引起的学籍异动相关的申请和批准材料。

5、奖惩材料。优秀实习生、优秀学生教学信息员奖励证明材料。学籍及考试违规处分材料。

以上1-3为必备材料，4-5为事发材料。

第六条学院留存档案材料

1、入学材料。计划（调整）招生文件，省级招生委员审批的录取大表，学籍登记表，新生名册。

2、考核材料。各类考核成绩登记表。

3、毕业材料。毕（结）业生信息库及名册；本科毕业生学士学位评审结果。

4、奖惩材料。校级及以上各类奖惩文件。

第三章归档要求

第七条所有归档材料必须是办理完毕的最终材料，必须真实完整、对象明确、手续完备，具体要求如下：

1、个人文字材料，一律用碳素水笔（或黑色圆珠笔）书写，填写人、审核人均要签署本人的汉语全名和日期。

2、由学院（部门）审核鉴定材料，按照鉴定材料的流程和要求，予以审核，签署意见，并加盖学院（部门）公章。

3、归档的复印材料，一律用A4纸张复印，由学院安排专人审核，签署“原件已验”，并加盖学院公章。

4、各类学业考核材料，课程（实践环节）名称、学时及考核方式与培养方案一致，真实完整地记载、出具学生学业成绩，对通过补考、重修获得的成绩，应当予以标注。

5、须张贴照片的材料，除入学材料外，其它材料应当张贴毕业生电子摄像照片。

6、所有归档材料，学生的姓名、性别、年龄、出生年月及身份证号码与录取信息一致。

第八条归档时间和单位

（一）学生个人档案

1、入学材料。新生报到前，教务处及时将新生名单、学籍档案袋等转至各学院，新生报到时，由各学院负责收集、整理、审核新生的入学材料，适时建立新生学籍档案，分装新生入学材料。

2、学业（年）考核材料、毕业材料

——各类成绩登记表、高等学校毕业生登记表、技能证书申请（登记）表由各学院负责组织填报、审核，于学生毕业离校前装入档案袋。

——学年考核材料（学年小结）由各学院在每学年结束时（毕业生除外）组织填报、审核，装入档案袋。普通高等教育学生在9月底前完成分装工作。

3.学生在受教育过程中形成的事发材料

——休学、复学材料：待学生办理复学手续后，由学院学生辅导员（班主任）负责分装。

——转学、转专业材料：经省教育厅主管部门批准后，教务处转交学院，由学院学生辅导员（班主任）分装。

——奖励材料：普通高等教育学生的优秀实习生、优秀学生教学信息等各类表彰材料，由学院学生辅导员（班主任）负责分装。

——处分材料：在学生毕业前一周，凡未撤消处分的处分材料，普通高等教育学生的学籍处分、考试违规处分等各类违规违纪处分材料由学院学生辅导员（班主任）负责分装。

（二）学院留存材料

1、学生考核材料的填报、审核、移交时间同第八条第㈠款第2点。其它留存材料由教务处负责收集、整理。

2、留存材料于当年底送交学院综合档案室。

第九条归档材料不符合归档要求，职能部门予以退回，由送交单位按要求重新组织办理。

第十条送交归档材料前，各学院（单位）应标明学生的层次、专业，并按学号由小到大顺序排列；材料装入档案袋（或立卷）之前，要认真核对，保证档案材料不错装、漏装。

第四章档案借阅与管理

第十一条因工作需要，以下人员可查阅学生学籍档案：

1、校领导；

2、与学生管理有关的职能部门、教学单位负责人或具体经办人；

3、持有相关证明或介绍信的校外单位组织人事等部门人员。

学生个人不能查阅自己的学籍档案材料。

第十二条档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。

第十三条任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制、摘记档案内容，不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第十四条学生学籍档案，一般不予借出，确因特殊需要借出者，按学校档案管理规定办理手续。

第十五条档案管理人员要根据档案规定做好各项工作。

第五章档案传递

第十六条按照学籍管理办法要求，各学院组织新生入学资格复查，凡取得正式学籍的新生档案暂由学生所在学院保管。未取得学籍的学生档案，由新生所在学院退还给学生本人。

第十七条具备毕业资格的普通高等教育学生的学籍档案，在学生毕业离校前移交招生与就业处，由招生与就业处进一步健全学生档案，并负责学生档案的传递。其他学生的学籍档案暂由学院保存。

第十八条对有工作单位的毕业生，通过合肥市机要局传递到学生所在单位的具有档案管理权的主管部门；没有工作单位的毕业生，原则上传递到学生所在地的县级及以上的人才（劳务）管理部门。相关职能部门负责档案回执的收集、整理。

第十九条出国留学、退学、开除学籍学生的学籍档案，由学院负责封装，原则上通过合肥市机要局传递到学生户籍所在地的县级及以上的教育行政管理部门。

第二十条转学学生的学籍档案，由学院负责封装，原则上通过合肥市机要局传递到现就读学校的教务管理部门。

第二十一条因病（祸）死亡学生的学籍档案，由学院统一销毁（或传递）。

第六章附则

第二十二条本办法由教务处负责解释。

第二十三条本办法自印发之日起施行，原《合肥师范学院全日制学生学籍档案管理实施细则》（教〔2006〕21号）同时废止。

（校教〔2017〕47号）